復雜和重要的項目最好通過強大的項目管理來解決。有了一個好的項目管理計劃，每個人都會知道該做什么、他們的日程安排以及何時交付，以最大限度地提高效率和及時性。
您需要知道如何制定項目管理計劃并有效地實施它，以最大限度地利用項目管理。讓我們來看看在為下一個重大項目制定項目管理計劃時應該使用的一些關鍵項目管理步驟。
制定項目管理計劃的重要性
簡而言之，您需要知道如何制定項目管理計劃，以便有效地實施良好的項目管理。
“項目管理”本質上是概述、理解和指導您的團隊完成完成復雜項目所需步驟的過程。例如，如果您需要為客戶甚至您自己的企業構思、計劃、安排和實施大型營銷活動，良好的項目管理將幫助您實現目標。
優秀的項目管理將幫助您：
- 省錢，因為您不會花費太多時間或資源來重復步驟
- 最大限度地提高效率和生產力，因為每個團隊成員都知道他們必須做什么以及他們在項目中的角色
- 按時交付一切。強大的項目管理通常會引導您或您的團隊按時、按預算或低于預算交付模塊或材料
- 滿足客戶和客戶的期望，因為大多數以良好的項目管理完成的項目都有更好的整體結果或收益
然而，項目管理不僅僅是一個想法。這是一個過程。對于每個新項目，您可能需要提出不同的項目管理計劃或步驟順序。因此，了解在為即將到來的營銷活動或可交付成果制定完美的項目管理計劃時應牢記哪些步驟非常重要。
逐步制定項目管理計劃
如果您不確定從哪里開始，我們可以提供幫助。讓我們來看看如何使用五個關鍵要素逐步制定項目管理計劃。
步驟一：定義關鍵目標
首先，您需要為即將開展的項目或活動定義關鍵目標。通過明確定義您的團隊需要實現的目標，您將了解：
您需要實現的可交付成果?？山桓冻晒悄枰谔囟〞r間交付給您的客戶或客戶（或您的品牌）的特定事物、材料或結果
粗略估計完成工作所需的材料和人員。例如，如果您知道您需要制作 X 條廣告，您就會自動知道您需要雇用或指派一定數量的平面設計師、營銷人員等。一旦您知道這一點，您就可以開始將人員添加到您的CRM 軟件。
目標是為了實現什么。這可以說是規劃項目管理順序的重要部分。每個目標都應該對您的品牌有具體的好處或目的。如果沒有，那么一開始就可能不是一個值得追求的目標
從您需要實現的目標開始，然后從那里開始。
步驟二：確定重要的利益相關者
項目的重要利益相關者是那些將直接包含在項目中或受項目影響的人。這些人可以包括董事會成員、客戶或任何其他人數。
確定這些利益相關者非常重要，這樣您就可以在必要時獲得他們的意見，這樣您就可以保證即將進行的項目將完成他們的需要。
同時，確保您了解您的利益相關者將要求您的公司遵守的合規指南和法規。將確保您的公司遵守法規，無論它們是什么或它們可能影響什么。?
設置 CRM 軟件和其他關鍵工具
如果您沒有完成工作的工具，那么您對即將到來的項目或任務列表的計劃再好也無濟于事。這就是 CRM 或客戶關系管理軟件的用武之地。
正確的 CRM 軟件，如 SuiteCRM ，可為您的團隊提供成功所需的所有數字工具，包括：
- 一個可訪問的儀表板，每個人都可以在其中查看進度更新、要完成的任務等。
- 客戶列表，包括聯系方式、個人筆記等。
- 每個客戶或潛在客戶的狀態和附屬銷售人員的細目分類
顧名思義，客戶關系管理軟件(CRM)可幫助您的銷售人員或營銷團隊管理客戶關系。對于依賴于獲取和保留高質量、長期客戶的企業而言，CRM 軟件是一個非常重要的工具。
當您獲得用于制定項目計劃和行動的關鍵工具時，請記住確保每個工具都能與其他工具很好地集成。您完整的技術堆棧將包括您的每個數字工具——例如，確保您的 CRM 軟件與您的財務軟件配合良好，反之亦然。
步驟三：確定任務和里程碑
接下來，是時候確定即將開展的項目的關鍵任務和里程碑了。即使是最簡單的項目也常常受益于將他們的需求分解成可管理的塊或小塊。
確定任務和里程碑是有益的，因為：
- 它使您能夠將團隊成員分配給特定目標，防止團隊重疊
- 它使更大的項目感覺更易于管理和實現。如果您正在嘗試為您的品牌做一些重要的事情并且項目的結果有很多依賴，那么這一點尤其重要
概述里程碑更為重要，因為它可以幫助您的團隊在項目繼續進行時保持積極性。在達到每個里程碑后，考慮獎勵您的團隊或表揚他們迄今為止的表現。
在分解里程碑時，請確保您還計劃了將用于實現項目管理目標的資源和平臺。例如，確保您使用的任何文件傳輸服務都具有重要的安全功能，例如 TLS 1.2 和 AES-256 加密。
這將確保您通過 Internet 發送的任何數字資料都是安全的。同樣，如果您計劃使用云計算提供商來促進項目開發或其他任務，請確定您將使用哪個云計算提供商。
阿里云、騰訊云、華為云 等都是您可以根據預算和特定需求使用的云提供商示例。提前弄清楚您使用的材料和工具也將幫助您的團隊了解當他們全力以赴開始工作時會發生什么。
步驟四：制定時間表
一旦您概述了您的可交付成果、利益相關者以及關鍵任務和里程碑，您需要安排每個人和所有材料。良好的進度表是任何項目管理計劃的重要組成部分。
時間表應包括：
- 分配給每個模塊或任務組的所有角色、職責和團隊成員的細目分類
- 材料分配和使用的書面記錄。每個團隊都應該擁有成功所需的東西并保持工作流程的發展
每個主要里程碑或整個項目的一部分的截止日期。這是進度表中重要的部分，因為它將允許您根據需要重新分配人員或材料。通常，重要的截止日期應該首先被要求，但請記住，任何延遲都會影響整個項目的總體截止日期
您的 CRM 軟件很可能可以幫助您做到這一點。將團隊成員的日程安排和截止日期輸入同一個共享軟件平臺，團隊中的每個人都會互相負責。
步驟五：風險計劃
沒有項目可以 100% 免受風險或問題的影響。因此，一個好的項目管理計劃將從一開始就納入風險管理和緩解措施。
您應該計劃風險，例如：
- 供應鏈中斷，隨時可能影響您的品牌（如 COVID-19 大流行期間所見）
- 人員中斷。例如，如果您的一名主要團隊成員遇到家庭緊急情況并且不得不離開項目一段時間，該怎么辦？
改變利益相關者的期望。有時，董事會成員或其他主要利益相關者可能會改變他們想要的東西，需要您根據需要加緊調整項目計劃
即使是經驗豐富的項目經理，這些風險也可能令人恐懼和擔憂。但是，如果您提前為它們做好計劃，您將能夠直面這些挑戰，并將它們對您的項目和效率的影響降到最低。
結論
最終，上述五個項目管理步驟將幫助您以前所未有的方式處理大型項目。通過在整個企業中理解和使用良好的項目管理順序，無論您的團隊中有多少人在工作，也無論即將進行的項目看起來多么復雜，您的品牌都將做好準備迎接任何挑戰。